Vijf jaar geleden zijn wij met een enthousiaste groep vrijwilligers begonnen met het organiseren van evenementen voor alle doelgroepen binnen onze vereniging. Hoewel we grote aankopen binnen de vereniging op factuur naar de penningmeester konden sturen, werden kleine bedragen toch vaak voorgeschoten. Voor de penningmeester een hele hoop werk om alles weer terug te betalen, en voor ons ook een hoop administratie om elke keer bonnetjes in te scannen voor de administratie van de penningmeester. Eigenlijk per toeval kwam ik toen bij WeDeclare, het werd via-via aanbeloven. Het was een hele simpele oplossing voor al het administratieve werk rondom het voorschieten van al die kleine bedragen, want dat zijn er stiekem best veel in een jaar.
We gebruiken WeDeclare nu voor al onze evenementen. Niet voor elk evenement hebben we evenveel transacties, maar het is gewoon heel makkelijk om alles consequent in één systeem te hebben. Zo kan ik vanuit WeDeclare mijn eigen administratie per evenement op orde maken. Ook is het voor de penningmeester heel makkelijk geworden om ons uit te betalen. Het enige wat ik nog hoef te doen is een SEPA bestand te exporteren en de penningmeester laad het dan weer in. Het Excel bestand print hij dan nog even uit voor de papieren administratie en al die kleine bedragen zijn betaald.
Kortom, voor de commissieleden is het makkelijk omdat ze één duidelijk platform hebben om hun declaraties achter te laten, en zowel de penningmeester als ik kan de administratie op een handige manier bijhouden. Het scheelt ons een hoop werk, dus WeDeclare: Doel bereikt!
Tim Steketee
Evenementencommissie Hockeyclub Hilvarenbeek